直面困难 迎接挑战 ——数字时代香港特别行政区政府的档案工作
数字环境的日新月异和数字信息技术的广泛运用给人们通过电子媒介交流提供了新的可能。与此同时，这些变化给21世纪的档案机构带来了巨大挑战。
当下，随着政府电子政务计划的实施和信息技术的大量应用，越来越多文件以电子形式被生成和接收。在数字时代，数字形式的信息快速传播给文件管理带来了独特的挑战。数字文件比起传统文件更易受到侵害，有些存储介质如磁带或只读型光盘等，会因其内在不稳定的特性而易损坏；获取数字文件的技术依赖性强，数字文件可能会在不为人知的情况下被篡改或删除，目前尚未有已知和现成的关联信息佐证电子文件能够长期可读、可用。电子文件特性与多变的计算环境会增加文件、文档、数据积累的不可控性，增加不完整保存文件及因疏忽造成文件损坏、非授权篡改文件的风险。
为了应对这些挑战，作为文件管理者必须要制定确保电子文件合理有效管理的政策、策略和方法。香港特别行政区政府在应对数字信息技术广泛应用而带来的转变中，采取了一些积极的行动。
电子信息管理战略和电子文件保管系统的应用
2011年，香港政府发布了电子信息管理战略，该战略主要包括内容管理、文件管理和知识管理。该战略旨在帮助政府机构通过电子方式快速高效地管理并共享电子文件。在该战略框架下，所有政府机构都要将推动电子文件管理作为必不可少的工作之一，并应用电子文件保管系统（ERKS）,这是政府驱动电子文件管理的一个强制措施。至于战略中要求的内容管理和知识管理，各政府机构可以视其自身的业务需求而开展。
在此背景下，香港政府档案处（GRS）已使用ERKS对电子文件、非电子文件进行管理，新系统取代了原有基于纸质文件管理的系统。ERKS作为适应新时期文件管理的信息系统，具备以电子方式管理文件生成、存储、检索、处置的功能。安装启用新系统后，GRS不仅使电子文件及非电子文件的管理具有一致性、完整性、安全性，还为其他政府机构做出表率。
为驱动政府的电子文件管理，GRS在鼓励和帮助更多政府机构启用ERKS方面发挥了积极作用。2011年，GRS公布了政府文件管理元数据标准和功能需求，为其他政府机构实施电子文件保管系统提供统一参考。这些标准和功能需求是根据通行的国际标准开发出来的，如借鉴了欧盟的《电子文件管理通用需求》，国际标准化组织、国际档案理事会制定的规范标准。GRS还印制了一系列出版物和手册，为各政府机构提供有关文件管理原则和需求的实际指导，以及最佳实践做法。
目前，5家政府机构（包括GRS在内）已经启用ERKS或处于系统完善阶段。2016年年内，超过6家政府机构在电子文件管理系统建设中会提出文件保管的更多需求。到2017年，15%的政府机构将实施ERKS。他们采取分阶段的实施方案，是为了确保所有政府部门在大规模实施之前，全面发现系统运转过程中的问题，做出关于支出和收益更加确凿的评估。他们审慎地实施ERKS主要是出于两个原因：一是财政问责，由于商业电子文件保管系统产品开发具有高成本的许可证费用，背后也应有大量投资；二是要确保各政府机构做好迎接这个系统挑战的准备。
借助数字技术推动档案工作发展
香港政府积极运用数字信息技术和信息化手段加强对档案文件的获取和利用，为此，GRS开展了以下4方面工作。
档案文件的数字化。为了向公众提供更多利用，GRS采取稳健的措施推动馆藏档案的数字化工作。由于数字化过程本身是劳动密集且耗资不菲的，GRS于2014年初制定了数字化策略，确定了档案数字化工作的优先等级。
首先进行数字化的档案是具有重要价值或濒危的。他们在保护这些脆弱原件的同时提高查阅的可用性和便利性。另外，需要关注那些“格式不可读取、内容面临消解的”档案。
GRS为易损的档案提供电子替代品，确保其长期可被获取；将濒临失效档案载体上的内容迁移或转换为电子格式，延长其使用寿命；另外，GRS对那些利用率高、知识产权保护已过期或政府作为知识产权拥有者的档案文件优先进行数字化，一般这种情况下，那些寿命超过100年的档案会被优先数字化。GRS根据国际上通用的标准，如英国标准化组织2012年提出的《档案文件的保存和展示指南》，以及其他国家档案馆的最佳实践，在达到档案数字化效果的同时确保档案原件的物理特性不受损害。
截止到2014年，GRS已经完成了超过2.25万画幅档案的数字化工作。考虑到现有可用资源，他们的目标是每年完成15.5万画幅档案的数字化。
数字化图像和缩微胶片的同步制作。目前，GRS正在通过为馆藏档案制作缩微胶片的方式，替代提供原件的一般性利用。从本质上讲，制作缩微胶片的工作流程是依据照相制版工艺原理进行的，工作效率取决于所采用的设备和机器。随着数字技术的演进，GRS计划采购数字图像设备为制作数字化图像提速，从而在源头上保护馆藏档案。在利用特殊的数字图像设备为馆藏档案制作高质量数字化版本的同时，生成利于长期保存的缩微胶片。可以相信，通过这种方式可以提高馆藏档案的利用率并提升数字化保护馆藏的效率。
为政府机构网站存档。为了向研究者、历史学家、学者以及公众提供那些存在于网络世界的香港文化和文献遗产，GRS正在对具有较高档案价值的政府机构网站，以特定的网络归档工具进行定期归档的可行性调研。这项工作的挑战在于，网络内容每时每刻呈指数型增长，受到不断增加的海量资源影响，存储这些网站内容，并在提供利用前编目、制作索引的难度都不小。关于建立网络档案馆的设想他们还处于初级探索阶段。
加强教育资源门户网站建设。为了提升公众对社会文献遗产的认知、重视、合理利用，GRS在官网上开发了教育资源门户网站，充分发挥数字档案资源在教学中的作用。该举措一经实施，公众对网站里大量不同主题的档案照片产生了浓厚兴趣，GRS定期更新丰富网站内容，例如，日前新制作的网页展主题为“邮递员制服背后的秘密：解读邮政局档案”“每月图片”“香港档案：公共文件办公室的历史档案”。为了便于公众更好地理解这些档案，网站上还配有各种说明文字和背景信息。
数字信息的长期保存——建立数字档案馆
他们充分认识到数字文件长期保存的重要性，以及通过电子手段保障传统档案文件可读可用的必要性。GRS的作用相当于香港政府的“中央档案馆”，它收集有关香港的档案文件并提供利用，馆藏丰富的文献资源包括文档、照片、影片、明信片，以及反映香港治理和发展历程的记录等。随着数字时代电子文件数量的激增，运用现代技术建立数字档案馆也成为GRS的使命之一。
建立数字档案馆并不是件易事，建设途径会受到信息技术、国际标准以及他们自身业务发展的影响而有所差异。与纸质档案不同，电子档案的存储介质多样，且读取受限于不同的硬件或软件。因此，数字档案馆的建设要符合档案机构广泛通用的国际标准，有利于数字文件可持续性的长期保存。
自2012年起，GRS就开始研究电子文件长期保存的策略和解决方案。他们组建了一支机构内部的任务小组，负责对电子文件长期保存的业务和技术需求进行初级研究，小组对不同国家开展的实践进行了密集性研究，并积极参与相关主题的各类国际会议和研讨活动。目前，虽然如何建立数字档案馆的途径还没有得到进一步验证，GRS已开始采取第一步行动，通过印制工作手册指导政府机构采取最佳实践保存电子文件，作为电子文件管理的一部分，以此提高各政府机构合理保存电子文件的意识。
工作手册为电子文件保存提供了范例，对合理选择存储介质和各种存储介质的有效使用年限提出建议，也对政府部门建立并实施部门级的保存计划提出了指导方针，如保存计划中应包括更新存储介质、将电子文件从过时的旧信息系统中迁移至升级版新系统的方法和步骤。
毫无疑问，他们将不得不迎接新的挑战，以开放的心态看待电子文件长期保存和数字档案馆建设的复杂性和新观念。数字归档技术在不断发展，他们要与其他国家的同行们一道继续探寻数字档案馆建设的最佳实践，并朝着建设一个历经时代变迁、可持续保存数字文件的数字档案馆的目标努力。
在21世纪，所有档案机构包括香港政府档案处在内，面临的最大挑战是如何转变原先的档案文件管理实践，与数字信息技术的快速发展同步。机遇与挑战并存，信息技术的飞跃为他们提高档案的可用性和利用度，以及社会对文献遗产的认知、重视和合理利用提供了可能。
人们欣喜地看到，这些年来，香港特区政府的档案主管部门在迎接数字时代带来的新挑战和机遇时，取得了丰硕、有益的经验。
杨太阳 编译
（本文根据国际档案理事会东亚地区分会第十二次全体大会暨研讨会上的报告编译。作者系香港特别行政区政府政务司办公室下辖行政署副署长郑锦荣。）
原载于《中国档案报》2016年3月24日 总第2890期 第三版